Un birou murdar influențează productivitatea angajaților? Ce arată cercetările

Un birou curat nu îi transformă automat pe angajați în oameni mai productivi. Dar cercetările arată că starea mediului de lucru este legată de modul în care angajații își percep productivitatea, satisfacția și confortul, iar calitatea aerului din spațiile interioare poate influența inclusiv anumite funcții cognitive.

Ce vei găsi în acest articol:

• Ce legătură există între curățenia biroului și productivitate?
• Curățenia și calitatea aerului din birou
• Ce înseamnă, concret, un birou bine întreținut
• Greșeala de a curăța doar ceea ce se vede
• Cum ar trebui construit un program de curățenie pentru birouri
• Ce observăm noi în activitatea de zi cu zi
• Concluzie

Când vorbim despre productivitate, ne gândim de obicei la obiective, procese, software, managementul timpului sau motivația angajaților.

Mai rar ne gândim la biroul în care acei oameni lucrează opt ore pe zi.

Și totuși, mediul de lucru este prezent în fiecare dintre aceste ore. Praful se depune pe suprafețe, coșurile de gunoi ajung să fie pline, urmele apar pe podele, obiectele sunt atinse de zeci sau sute de ori, iar aerul din încăpere se schimbă pe măsură ce oamenii intră, ies și lucrează.

Asta nu înseamnă că un birou cu o pată pe masă va produce automat rezultate mai slabe.

Realitatea este mai nuanțată.

Însă cercetările ne oferă un lucru interesant: curățenia și calitatea mediului interior sunt asociate cu modul în care oamenii percep productivitatea, satisfacția și confortul la locul de muncă.

De aceea, când vorbim despre curățenia birourilor sau despre serviciile de curățenie pentru birouri, este mai corect să privim această activitate ca pe o parte a mediului de lucru.

Ce legătură există între curățenia biroului și productivitate?

Un studiu publicat în revista Facilities, realizat de Mirte Horrevorts, Johan van Ophem și Paul Terpstra, a analizat exact această întrebare.

Cercetătorii au urmărit cinci organizații non-profit din Țările de Jos și au combinat chestionarele adresate angajaților cu evaluări obiective ale curățeniei. Au fost analizate inclusiv curățenia suprafețelor și particulele de praf din aer.

Rezultatul este relevant: un nivel mai ridicat de curățenie măsurată obiectiv a fost asociat cu o productivitate percepută mai ridicată și cu un nivel mai mare de satisfacție față de muncă.

Este important însă să nu exagerăm concluzia. Studiul nu demonstrează că „dacă faci curățenie, productivitatea crește cu X%”. Cercetarea a fost realizată în doar cinci organizații și autorii menționează că sunt necesare studii suplimentare pentru generalizare.

Cu alte cuvinte, curățenia nu este o baghetă magică pentru productivitate. Dar este una dintre componentele mediului de lucru care merită luate în serios.

Studiul poate fi consultat în publicația despre impactul curățeniei asupra productivității angajaților.

Curățenia și calitatea aerului din birou

Când vorbim despre curățenie, nu trebuie să confundăm curățarea suprafețelor cu controlul calității aerului. Ventilația, sistemele HVAC, materialele folosite în interior și alți factori au un rol important.

Cercetările privind mediul interior arată însă că aerul din birou poate avea legătură cu performanța cognitivă.

Un studiu realizat de cercetători de la Harvard T.H. Chan School of Public Health și publicat în Environmental Health Perspectives a analizat 24 de participanți într-un mediu de birou controlat. Cercetătorii au găsit asocieri între condițiile de calitate a aerului interior, nivelurile de CO₂ și compușii organici volatili și rezultatele la testele de funcție cognitivă.

Asta nu înseamnă că firma de curățenie poate „rezolva” singură problemele legate de calitatea aerului sau că poate garanta o creștere a productivității angajaților. Acestea depind de mai mulți factori și nu ar trebui prezentate ca un rezultat garantat al serviciilor de curățenie.

În schimb, curățarea corectă poate face parte dintr-o strategie mai largă de întreținere a mediului interior, alături de ventilație și întreținerea instalațiilor.

Detaliile cercetării pot fi consultate în studiul privind calitatea aerului interior și funcția cognitivă.

Ce înseamnă, concret, un birou bine întreținut

Un birou bine întreținut nu este neapărat unul care miroase puternic a produse de curățenie.

Nici unul în care fiecare obiect este perfect aliniat.

Și cu atât mai puțin unul în care curățenia se face o dată la câteva săptămâni, iar între intervenții spațiul este lăsat să se degradeze.

Un spațiu bine întreținut este unul în care murdăria nu ajunge să se acumuleze.

Asta schimbă perspectiva.

În loc să ne întrebăm „Când trebuie să facem o curățenie generală?”, este mai util să ne întrebăm:

„Ce trebuie să facem constant pentru ca biroul să nu ajungă să aibă nevoie de o intervenție de recuperare?”

Este diferența dintre întreținere și reacție.

Un program constant poate însemna intervenții zilnice în anumite zone, intervenții săptămânale pentru altele și operațiuni periodice pentru suprafețe sau spații care nu necesită atenție în fiecare zi.

Greșeala de a curăța doar ceea ce se vede

Una dintre cele mai comune greșeli este să se acorde prioritate exclusiv zonelor vizibile.

Recepția este impecabilă, dar coșurile din spațiile de lucru sunt pline.

Podeaua din zona de intrare este curată, dar mânerele și suprafețele atinse frecvent sunt neglijate.

Birourile sunt șterse, dar bucătăria are nevoie de o intervenție mai atentă.

Aceasta este o curățenie orientată spre impresia de moment.

Atunci când vorbim despre curățenia birourilor, este important să ținem cont de felul în care este folosit spațiul.

Un birou open-space cu 40 de angajați nu are aceleași nevoi ca un cabinet cu trei persoane. De asemenea, într-un birou în care au loc frecvent întâlniri cu clienți, recepția, sălile de ședință și zonele comune vor necesita o atenție sporită.

De aceea, înainte de a stabili frecvența și operațiunile, merită analizat spațiul.

Cum ar trebui construit un program de curățenie pentru birouri

Un program eficient începe cu o întrebare simplă: cum este folosit biroul?

De aici pot fi stabilite mai multe niveluri de intervenție.

Zone cu utilizare intensă

Recepția, holurile, bucătăria, grupurile sanitare, sălile de ședință și suprafețele atinse frecvent pot necesita intervenții mai dese.

Posturile de lucru

Aici contează îndepărtarea prafului, curățarea suprafețelor și a pardoselilor, fără a deranja inutil obiectele personale ale angajaților.

Suprafețele și zonele mai puțin accesate

Acestea pot intra într-un program periodic: plinte, anumite corpuri de mobilier, zone greu accesibile, uși, elemente verticale sau alte suprafețe care nu necesită curățare zilnică.

Pardoselile

Un covor, o mochetă, gresia și parchetul au nevoi diferite. Metoda de curățare trebuie adaptată materialului, traficului și gradului de murdărire.

Așadar, un program bun nu înseamnă neapărat „mai multă curățenie”.

Înseamnă curățenie făcută la momentul potrivit, în locul potrivit și cu metoda potrivită.

Ce observăm noi în activitatea de zi cu zi

Din experiența noastră, cele mai bune rezultate apar atunci când curățenia nu este tratată ca o intervenție separată de activitatea companiei.

Programul trebuie să se potrivească ritmului de lucru.

De exemplu, anumite operațiuni pot fi realizate după terminarea programului, pentru ca angajații să nu fie deranjați. Alte intervenții pot fi planificate în timpul zilei, în zone în care activitatea permite acest lucru.

Mai există un aspect important: standardul de curățenie trebuie stabilit înainte ca problema să apară.

Dacă așteptăm ca podeaua să arate foarte murdară, ca grupul sanitar să necesite o intervenție urgentă sau ca praful să fie evident pe mobilier, deja lucrăm reactiv.

Noi preferăm abordarea preventivă.

Asta înseamnă să observăm:

• unde se adună cel mai repede murdăria;
• care zone sunt folosite cel mai intens;
• ce suprafețe necesită atenție zilnică;
• unde este suficientă o intervenție periodică;
• care este programul angajaților;
• ce activități se desfășoară în spațiu;
• ce standard de curățenie își dorește compania.

În final, obiectivul nu este ca firma de curățenie să fie „cât mai prezentă”.

Obiectivul este ca spațiul să fie constant bine întreținut, fără să interfereze cu activitatea oamenilor.

Concluzie

Curățenia biroului nu este un substitut pentru management bun, procese eficiente sau un mediu de lucru bine organizat.

Dar nici nu este doar o chestiune de imagine.

Cercetările indică o legătură între curățenia mediului de lucru și productivitatea percepută, iar studiile asupra mediului interior arată că factori precum calitatea aerului pot avea legătură cu funcția cognitivă.

Pentru o companie, concluzia practică este simplă: mediul în care oamenii lucrează merită întreținut la fel de atent ca celelalte resurse ale organizației.

Iar o curățenie eficientă începe nu atunci când biroul arată murdar, ci înainte să ajungă în acel punct.

De aceea, atunci când evaluăm nevoile unui spațiu, nu ne uităm doar la suprafața lui. Ne uităm la cum este folosit, de câți oameni, cât de intens și ce zone sunt cele mai solicitate.

Pentru că un birou curat nu înseamnă doar „arată bine”.

Înseamnă un spațiu în care oamenii pot să-și desfășoare activitatea într-un mediu îngrijit, confortabil și constant întreținut.